Onlangs winnen de concepten Agile en Activity Based Working steeds meer aan populariteit, en veel bedrijven overwegen al de mogelijkheid om ze in hun kantoor te implementeren, maar ondervinden bepaalde moeilijkheden. Het management is vaak niet in staat om dergelijke veranderingen door te voeren, uit angst voor ontevredenheid van werknemers en een afname van hun productiviteit.
Denis Chernichkin, directeur van Haworth Business Interiors, vertelde ons waarom een verandering in het concept van een kantoorinterieur het werk van het bedrijf negatief kan beïnvloeden en waarmee rekening moet worden gehouden om de ruimte zo efficiënt mogelijk te organiseren.
Wat zijn de grootste problemen bij het implementeren van projecten zoals Agile en Activity Based Working?
- Kantoren die volgens deze concepten zijn geïmplementeerd, veronderstellen allereerst de aanwezigheid van veel verschillende functionele gebieden die een werknemer naar eigen goeddunken kan kiezen, afhankelijk van de specifieke taak en het type activiteit. Deze diversiteit geeft zoveel vrijheid van handelen bij het plannen van een kantoor dat de mensen die hiervoor verantwoordelijk zijn soms geen idee hebben waar ze moeten beginnen, waarop ze zich moeten concentreren, of helemaal niet beslissen over belangrijke veranderingen, en als ze dat wel doen, kunnen ze de taak en leg aan de architecten uit welk resultaat moet worden bereikt. Meestal zijn de formuleringen te abstract, gebaseerd op gevoelens en trends in plaats van op concrete feiten en statistieken. Deze wensen zijn verre van een zinvolle, gestructureerde, hoogwaardige technische opdracht, die de eisen voor een efficiënte ruimte vandaag en op een afstand van drie tot vijf jaar voor een bepaald bedrijf weerspiegelt. Het resultaat kan blijken te zijn dat niet past bij de verwachtingen van de klant.
Vaak beginnen bedrijven, die niet precies weten wat ze willen krijgen, de ideeën van bestaande kantoren te kopiëren zonder zich aan hun eigen behoeften aan te passen en deze in een geheel andere ruimte, onder andere omstandigheden, in andere teams te implementeren die fundamenteel niet klaar zijn om dergelijke te accepteren. concepten. Hierdoor leidt dit tot een aanzienlijke afname van de productiviteit.
Ondanks het feit dat deze moeilijkheden meer inherent zijn aan de overgang naar de concepten Agile en Activity Based Working, kunnen ze optreden bij het creëren van elke ruimte. Het is natuurlijk gemakkelijker om een standaard 'open space'-kantoor te creëren, waar vaak oplossingen van hetzelfde type worden gebruikt, maar ook in dergelijke gevallen doen zich moeilijkheden voor bij het formuleren van de eisen voor effectieve ruimte.
Hoe definieer je effectieve kantoorruimte?
- Dit is een ruimte die mensen samenbrengt en waar ze het meest productief en efficiënt zijn. Dit is de omgeving waarin werkteams of individuele specialisten hun potentieel kunnen maximaliseren, wanneer de omringende ruimte hen niet hindert, maar helpt. En aangezien elk team en elke specialist individuele kenmerken heeft, is de effectieve ruimte uniek voor elke individuele organisatie. Er is geen eenduidig scenario of juist antwoord, want veel hangt af van de doelstellingen van het bedrijf. Voor sommigen is het op dit moment belangrijk om kosten te verlagen, vierkante meters per persoon te verminderen, voor anderen - om een nieuw product te maken of een nieuwe technologie op de markt te brengen, voor iemand - om de klanttevredenheid en de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen. Soms zijn deze taken met elkaar in conflict. Daarom moet elk bedrijf bepalen wat zijn doelen zijn, de criteria voor succes en hoe dit te bereiken, en hoe de ruimte kan helpen bij het vervullen van deze taken.
Ik zou willen voorstellen om te beginnen met het identificeren van een zeer belangrijke parameter: organisatiecultuur. Zij is het die de bedrijven van elkaar onderscheidt. Dit is een buitengewoon belangrijk kenmerk dat in onze markt vaak wordt onderschat, hoewel het belang ervan al lang in de wereld wordt erkend. Als u de cultuur van uw bedrijf kent en begrijpt, kunt u gemakkelijker bepalen welke ruimte het nodig heeft.
Hoe kan cultuur gerelateerd zijn aan ruimte?
- Cultuur beïnvloedt letterlijk alle aspecten van de activiteiten van een organisatie, inclusief management, bedrijfsprocessen, gecreëerde producten, aantrekking en behoud van medewerkers, besluitvormingssysteem, reputatie en nog veel meer. Het bouwt een gevoel van veiligheid en toewijding aan het bedrijf op en beïnvloedt de medewerkerstevredenheid en productiviteit. Daarom wordt het vaak gezien als een volwaardige en zeer belangrijke asset van de organisatie.
Gewoonlijk wordt cultuur in een bedrijf geassocieerd met formele zaken, zoals bedrijfswaarden, werknormen, gedragscodes - de zogenaamde zichtbare factoren. Maar er zijn ook onzichtbare factoren die de onuitgesproken regels en gewoonten van mensen bepalen. In dit gebied speelt ook de werkruimte een belangrijke rol, inclusief architectuur, interieurs en meubeloplossingen. Dat wil zeggen, de werkruimte is een belangrijk onderdeel van de organisatiecultuur en moet daarmee corresponderen. Het is als een stukje van een puzzel uit een andere set - het past niet alleen niet in de aangrenzende elementen, maar het zal ook het hele plaatje verpesten. Hetzelfde geldt voor ruimte. Het geeft in veel opzichten vorm aan de manier waarop een werknemer werkt, dus als de ruimte niet past in de huidige cultuur, zullen mensen tegen de waarden van het bedrijf werken.
Het blijkt dat als je een werknemer van het ene kantoor naar het andere verhuist die merkbaar anders is dan het vorige, hij anders gaat werken?
- Zeker. Deze verandering zal natuurlijk niet altijd even flitsend zijn, maar het gaat erom dat het type ruimte, de beschikbare functies en de organisatiecultuur in het algemeen bepalen hoe iemand taken benadert, met collega's omgaat en beslissingen neemt. Immers, ook al denken we er meestal niet over na, de invloed van cultuur op ons gedrag is echt groot. Het is de moeite waard om van plaats te veranderen, en we gedragen ons al onbewust anders.
Ik hou van het gezegde van Winston Churchill: "Eerst bepalen we de vorm van onze gebouwen, en dan bepalen onze gebouwen de vorm van ons gedrag." En dat is het inderdaad. Neem ter vergelijking bijvoorbeeld het gedrag van mensen buiten kantoor - in een duur restaurant en in een gewone pub. In het eerste geval proberen we het niveau aan te passen - een formele kledingstijl, een rustige toon, vaak een gesprek over intellectuele onderwerpen. Maar stel je voor dat we in een pub zijn - ons gedrag zal vrijer en informeler zijn. Hetzelfde gebeurt in kantoren - de ruimte heeft rechtstreeks invloed op het gedrag en de werkstijl van werknemers.
Wat als werknemers de ruimte waarin ze werken niet leuk vinden? Welke gevolgen heeft dit voor hen?
- Dit is een buitengewoon belangrijke vraag. Ontevredenheid van medewerkers over kantoorruimte, waar het bijvoorbeeld onmogelijk is om een comfortabele functionele ruimte te vinden die geschikt is voor een specifieke taak, of er veel vervelende afleidingen zijn, zorgt voor een significant negatief effect. Maar helaas kunnen medewerkers de bestaande ruimte niet zelf veranderen. Een dergelijke autoriteit valt op de schouders van de professionals die verantwoordelijk zijn voor het creëren van het kantoorinterieur, die rekening moeten houden met de culturele kenmerken van de organisatie om de meest comfortabele omgeving te creëren. Bovendien zijn er door de verschillende soorten activiteiten van afdelingen binnen een organisatie zogenaamde subculturen, waarmee ook bij het ontwerpen rekening moet worden gehouden.
We weten allemaal dat de architectuur van verschillende landen en steden van elkaar verschilt, culturele kenmerken weerspiegelt en een unieke sfeer creëert. Op kantoor is alles hetzelfde: het ontwerp en de architectuur van de kantoorruimte moeten de eigenheid van de organisatie en haar afdelingen weerspiegelen.
Hoe kunt u uw organisatiecultuur definiëren en begrijpen welke ruimte er het beste bij past?
- Het is eigenlijk heel simpel. Er is een classificatie gebaseerd op 25 jaar onderzoek door de professoren Cameron en Quinn van de Universiteit van Michigan, genaamd "Concurrerende waarden". Wetenschappers hebben vier dominante waarden in bedrijven geïdentificeerd: samenwerking, rivaliteit, creatie en controle. Elke waarde is gekoppeld aan een set kenmerken van de werkruimte die de ondersteuning maximaliseert. Overigens werd dit model door veel experts als zeer effectief erkend en kwam het volgens de Financial Times-rating in de top 50 van beste zakelijke tools in de geschiedenis.
Laten we bijvoorbeeld eens kijken naar bedrijven waar de Controlewaarde domineert. Voor deze organisaties is de sleutel om het werk "goed" te doen. Ze worden gekenmerkt door een duidelijke organisatiestructuur, hiërarchie, strikte controle, een overvloed aan protocollen en procedures en formele interactie met de medewerkers. Meestal zijn dit grote bureaucratische bedrijven en overheidsinstanties, evenals financiële en juridische afdelingen. De ruimte moet in dit geval worden gekenmerkt door een geordende, begrijpelijke indeling van werkplekken, hiërarchie en status behouden, zijn uitgerust met hoge scheidingswanden en speciaal aangewezen gebieden voor interactie, in plaats van aparte vergaderruimten. Werkplekken zijn meestal geïsoleerd, strak opgedeeld in afdelingen in de buurt van de baas, in het interieur worden vaak conservatieve kleuren gebruikt.
Laten we ter vergelijking de tegenovergestelde waarde "Creation" nemen. Bedrijven die gedomineerd worden door deze waarde worden gekenmerkt door de wens om eerst een product of dienst te maken, ze richten zich op innovatie, op out-of-the-box denken, op de wens om leider te worden door middel van nieuwe ontwikkelingen en snellere introductie op de markt van een uniek aanbod. Dit type wordt vaak geassocieerd met IT-bedrijven en creatieve marketingbureaus, maar in feite heeft bijna elk bedrijf dat zijn eigen product maakt deze waarde, vooral als het een leidende positie in zijn branche bekleedt. Voor dergelijke bedrijven is het uitermate belangrijk om op elk moment groepsdiscussies, brainstorms, vergaderingen te kunnen houden en hun ideeën op een informele manier met collega's te kunnen delen. Daarom vereist dit type organisatie veel verschillende plaatsen voor individueel gericht werk, maar ook voor collectieve interactie en spontane ontmoetingen, grote oppervlakken voor visuele weergave van informatie, ruimere ruimtes met een goed perspectief, omdat het de verbeeldingskracht bevordert, complexer en organische lay-out, gebrek aan uniformiteit in ontwerp en herhaling, inspirerende interieuroplossingen, minder beperkingen en meer vrijheid, en veel verschillende ruimtes voor creativiteit met een goede akoestiek, want het creatieve proces wordt heel gemakkelijk vernietigd.
Maar het belangrijkste om te onthouden is dat elk bedrijf altijd alle vier de waarden combineert. In de regel domineren twee ervan, maar in ieder geval is de organisatiecultuur van elk bedrijf een unieke combinatie van al deze waarden, die in bepaalde verhoudingen aanwezig zijn. Daarom zul je geen bedrijven met dezelfde cultuur kunnen vinden. Als u uw eigen organisatiecultuur kent, de balans van kernwaarden begrijpt, kunt u een duidelijk beeld krijgen van de ruimte die nodig is voor elke specifieke afdeling en voor het bedrijf als geheel.
Hoe herken je precies de cultuur in een bedrijf?
- Een alomvattende wetenschappelijke benadering is vereist voor een duidelijke diagnose van de organisatiecultuur van het bedrijf en zijn divisies. Bij HAWORTH hebben we onze eigen gepatenteerde CultureLENS ™ -methodologie om dit soort onderzoek te doen. Dankzij computertechnologie kunnen alle medewerkers deelnemen aan dit onderzoek, waarbij ze op afstand vragen beantwoorden om de huidige organisatiecultuur te analyseren. Topmanagers beantwoorden aanvullende vragen die helpen bij het bepalen van de gewenste organisatiecultuur die ze over 2-3 jaar in hun bedrijf zouden willen zien. Alle reacties worden verwerkt door een computer, waardoor experts op het gebied van kantoorruimte en strategen individuele conclusies en aanbevelingen voor de klant kunnen opstellen. Het vergelijken van huidige en voorkeursculturen kan u bijvoorbeeld helpen te begrijpen in welke richting u moet bewegen en welke veranderingen in de kantoorruimte moeten worden doorgevoerd om de gewenste resultaten te bereiken zonder afwijzing en weerstand van het personeel te veroorzaken.
Begrijp ik goed dat de resultaten van het onderzoek naar organisatiecultuur de basis vormen van de taakomschrijving voor de inrichting van het bureau? Moeten klanten iets anders leveren?
- Ja, het resultaat van de studie is een gedetailleerd rapport, dat een ontwerpopdracht is, een gedetailleerd referentiekader voor de oprichting van een toekomstig kantoor met voorbeelden van ruimtelijke oplossingen die de gewenste organisatiecultuur van het bestudeerde bedrijf ondersteunen. Maar ik had het over slechts één tool, zij het een fundamentele. Naast de organisatiecultuur is het belangrijk om andere individuele kenmerken van de organisatie te begrijpen - bestaande werkstijlen, soorten interactie tussen afdelingen en medewerkers, statistieken over het gebruik van werkplekken en gemeenschappelijke plekken, persoonlijke tevredenheid met de huidige werkruimte, etc. Er is aanvullend onderzoek om bedrijven te helpen al deze kenmerken te identificeren.
Tot slot wil ik nogmaals benadrukken dat elk bedrijf, bij het ontwerpen van een nieuw kantoor of het uitvoeren van renovaties in een bestaand kantoor, zichzelf en zijn behoeften zorgvuldig moet analyseren. Het kan voorkomen dat deze organisatie niet hoeft over te schakelen naar Agile of Activity Based Working. Niemand heeft de taak mode te volgen of trendy te zijn, het is onze verantwoordelijkheid om de juiste ruimte te creëren die de productiviteit, tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers verhoogt. Mensen zijn tenslotte het belangrijkste kapitaal van elk bedrijf.
