In het afgelopen decennium is de dominantie van open ruimtes in moderne kantoren meer uitgesproken geworden, waardoor andere soorten ruimte-organisatie zijn verdrongen. Hoewel open ruimte de interactie tussen medewerkers verbetert en de vastgoedkosten verlaagt, wordt het ook moeilijker om je te concentreren op het werk, wat een negatieve invloed heeft op de productiviteit en uiteindelijk opwegen tegen de voordelen.
Natuurlijk moet vrijwel elk kantoor open communicatiegebieden hebben die de frequentie en efficiëntie van interacties met medewerkers verhogen en de kans op innovatie vergroten. Dergelijke gebieden veroorzaken echter visuele en ruisinterferentie in open ruimtes die de concentratie verstoren, en werk dat concentratie vereist, is net zo belangrijk als teamwerk. Daarom is het de moeite waard om erachter te komen wat precies de concentratie beïnvloedt, hoe u kunt voorkomen dat u deze verliest en ook hoe u op competente wijze open gebieden kunt combineren met gebieden voor gericht werk.
Iedereen kent het probleem van lawaai en concentratieverlies in de open ruimte, maar helaas zijn er maar weinigen die zich ernstig zorgen maken over dit probleem. Misschien omdat het geluid niet kan worden gezien, onderschatten we de betekenis ervan. Als zich bijvoorbeeld een lek op kantoor zou voordoen, hoewel niet erg ernstig, zou het verantwoordelijke personeel onmiddellijk beginnen met het repareren ervan. Geluidslekken kunnen net zo schadelijk zijn voor kantoorwerk, maar om de een of andere reden negeren we dit probleem gemakkelijk, in tegenstelling tot een nat tapijt.
Volgens het Haworth Research Center verliezen werknemers gemiddeld 28% van hun werktijd door afleiding op kantoor. Als gevolg hiervan moeten ze vroeg aan hun werkdag beginnen of laat blijven om alle taken uit te voeren die stilte en concentratie vereisen. Dit probleem is verre van nieuw. Kantoormedewerkers hebben vaak plekken nodig om zich terug te trekken en zich te concentreren, en helaas wordt met deze factor het minst rekening gehouden in open werkplekken. Volgens statistieken uit het onderzoek vindt meer dan de helft van alle werknemers dat het moeilijk is om zich op kantoor te concentreren, waardoor ze veel tijd verspillen.
Naast de visuele rommel en geluidsoverlast waarmee werknemers in open kantoren te maken hebben, worden ze gebombardeerd met afleidingen zoals e-mails, zoemende smartphones en pop-upberichten. Een teveel aan informatie afkomstig van continue mobiele communicatie en internetcommunicatie 'verlamt' hen, waardoor er minder tijd overblijft om zich te concentreren op hun werk en niet-standaard probleemoplossing. Het menselijk brein werkt op dezelfde manier als duizend jaar geleden, maar nu hebben we al deze technologieën en onze biologie heeft geen gelijke tred gehouden met hun ontwikkeling. Informatie-overload werd al snel een belangrijke negatieve trend op de markt voor menselijk kapitaal.
Verlies van concentratie
Tijdens het werken aan één taak kan een persoon zich zodanig concentreren dat hij alleen de informatie waarneemt die hij belangrijk vindt en al het andere negeert. Dit is een verbazingwekkend vermogen van het menselijk brein. Wanneer zich echter meerdere afleidingen voordoen, verschuift de aandacht vaak van de taak die voorhanden is naar de minder belangrijke taak.
Het is belangrijk op te merken dat afleidingen in twee soorten kunnen worden opgesplitst: intern en extern. En volgens het onderzoek duurt het gemiddeld 23 minuten voordat werknemers zich opnieuw concentreren en weer aan het werk gaan, onderbroken door externe afleidingen. Interessant is dat ze zich daarbij concentreren op ten minste twee andere taken voordat ze terugkeren naar de vorige.
Interne factoren zijn in de regel persoonlijke gedachten of ervaringen die niet direct verband houden met het werk, bijvoorbeeld wat te eten voor de lunch of wat er voor de avond overblijft. Weer aan het werk gaan, afgeleid door interne factoren, zo bleek, is iets moeilijker en duurt ongeveer 30-35 minuten. We besteden dus behoorlijk wat cognitieve inspanning om onze eigen afleidende gedachten onder controle te houden. Daarom is het zo belangrijk om het effect van externe factoren te minimaliseren - hoe meer inspanning er nodig is om met externe factoren om te gaan, hoe vaker iemand wordt afgeleid en hoe meer tijd er wordt verspild.
Hoe meer multitasking, hoe lager de efficiëntie
Het menselijk brein is niet in staat om informatie op dezelfde manier te verwerken als een computer, die meerdere processen tegelijkertijd kan uitvoeren. Mensen hebben de neiging om meer in een reeks acties te zijn. Als we twee of meer taken proberen uit te voeren, hebben we vaak het gevoel dat we het allemaal tegelijk doen. In werkelijkheid verspillen we veel tijd door tussen taken te wisselen, en hoe langer ze worden voltooid, hoe meer we onze concentratie verliezen en hoe meer fouten we maken. Velen noemen multitasking zelfs een andere vorm van afleiding, aangezien meerdere taken de aandacht tussen hen afleiden.
Zo hebben we de taak om uit één fles water meerdere glazen te vullen. We kunnen ze niet tegelijkertijd vullen, dus we vullen ze ofwel één voor één volledig, of beetje bij beetje, en keren we steeds weer terug naar lege glazen. In het eerste geval zullen we uiteraard sneller en efficiënter omgaan, terwijl in het tweede geval het proces langer duurt, terwijl we meer water langs de glazen kunnen gieten. En hoe meer glazen, hoe langer dit proces zal duren, en hoe meer water we zullen morsen.
Technologie kan vooral een uitdaging zijn bij multitasking, omdat we met alle afleidingen onszelf voorbereiden om afgeleid te worden, en de meeste mensen kunnen simpelweg niet goed met multitasking omgaan. Daarom werken we productiever door ons op één activiteit te concentreren. Zeker in de "flow" -toestand.
Ga de stroom in
Flow is een concept in de psychologie dat in de jaren zeventig is ontwikkeld door de Hongaarse psycholoog Mihai Csikszentmihalyi. Deze term verwijst naar een mentale toestand waarin een persoon volledig betrokken is bij een bepaalde activiteit, gemotiveerd is, vol energie zit en vaak de tijd uit het oog verliest. Zo werkt hij niet alleen productiever, maar ook creatiever.
Externe afleidingen kunnen de focus verstoren, maar hebben weinig of geen effect op degenen in de "flow" -toestand. Muziek op kantoor kan bijvoorbeeld door de een als een afleiding worden ervaren en bijna onopgemerkt door de ander, hoewel beide op dezelfde taak zijn gericht. Dit kan betekenen dat de tweede al in de staat van "flow" is gekomen, terwijl de ander het alleen probeert te doen, maar externe factoren interfereren ermee.
Aan de andere kant hoeven externe prikkels geen afleiding te zijn, maar kunnen ze juist nuttig zijn om de klus te klaren. Soms is het nodig om de externe situatie en de omgeving te begrijpen en te evalueren. Dit situatiebewustzijn kan nuttig zijn voor bepaalde activiteiten. Tijdens het rijden is een persoon bijvoorbeeld gefocust, terwijl hij verschillende situationele factoren moet evalueren: de weg, verkeerslichten, andere weggebruikers.
Productief kantoorwerk vereist zowel omgevingsbewustzijn als het binnengaan in een ‘stromende’ staat. Helaas is het onmogelijk om tegelijkertijd in beide staten te zijn, daarom moeten werknemers, rekening houdend met de huidige taken, omstandigheden en interne en externe factoren, tussen hen wisselen. En de kantoorruimte zou het werk in elk van deze staten moeten ondersteunen.
Concentratie werkruimte ontwerp
Afleidingen zullen niet verdwijnen, maar kantoorruimte moet het werk gefocust houden in plaats van nieuwe barrières te creëren voor het bereiken van een ‘vloeiende’ staat.
De werkbehoeften van werknemers veranderen gedurende de dag, afhankelijk van de taak. U moet bijvoorbeeld eerst uw post sorteren, meerdere telefoontjes plegen, dan een vergadering voorbereiden, taken bespreken met collega's en vervolgens een commerciële aanbieding voorbereiden. Alleen met een integrale ontwerpbenadering kun je een ruimte creëren die geschikt is voor alle genoemde activiteiten.
Deze holistische benadering van het organiseren van kantoorruimte omvat vijf principes: diversiteit, keuze, controle, herkenning en aanvulling.
Diversiteit. Kies niet tussen open en besloten ruimtes, u moet uw medewerkers beide bieden en hen ook de mogelijkheid geven om voor elke taak de juiste ruimte te kiezen. Werk dat concentratie vereist, kan in elke ruimte worden uitgevoerd: iemand voelt zich meer op zijn gemak in een open ruimte bij het geluid van een kantoorbrom, terwijl iemand volledige stilte nodig heeft op een afgelegen plek. Het belangrijkste is dat beide soorten ruimtes op kantoor worden gepresenteerd.
Keuze. Vertrouw erop dat uw werknemers kiezen waar, hoe en wanneer ze hun werk doen. En ze zullen zelf de omstandigheden kunnen vinden waarin ze het meest productief zullen zijn.
De controle. Geef werknemers controle over hun werkplek. Als u alles voor hen beslist, is de kans groot dat u zich vergist in hun voorkeuren. Door bijvoorbeeld te besluiten geluidsinterferentie tussen werknemers te elimineren en hen te isoleren van gemeenschappelijke ruimtes, kunnen bedrijven de interactie van collega's aanzienlijk verminderen. Geef werknemers in plaats daarvan de mogelijkheid om de privacy van hun werkplek, de frequentie van interactie met collega's, de set accessoires, het lichtniveau, de temperatuur enz. Te regelen. Alleen al het besef dat ze hun werkruimte kunnen beheersen, kan enkele van de negatieve effecten van afleiding compenseren.
Herkenning. Van punt A naar punt B komen, en vervolgens naar punt C zou gemakkelijk moeten zijn. Duidelijke en eenvoudige lay-outs stellen mensen in staat snel door de ruimte te navigeren en ongemakkelijke situaties en tijdverspilling te vermijden. Een echt begrijpelijke lay-out stelt een werknemer in staat om zich mentaal een kaart van het kantoor voor te stellen, er collega's in te vinden en intuïtief het doel van elke zone te begrijpen. Wanneer je functionele gebieden duidelijk afbuigt, overbelast je de cognitieve processen van medewerkers niet met onnodige gedachten en zijn ze direct klaar om hun energie te richten op het voltooien van taken in plaats van te proberen door de ruimte te navigeren.
Aanvulling van krachten. Geef medewerkers tijd en ruimte voor pauzes. Als we ons lang op het werk concentreren, wordt er veel energie verbruikt en wordt het lichaam sneller moe. Onze hersenen doen echt verbazingwekkende dingen door ons toe te staan ons lang op iets te concentreren zonder aandacht te besteden aan afleidingen. Daarom is "opladen" na een dergelijke activiteit eenvoudigweg noodzakelijk. Een optie om uw energie weer op te laden, is door te genieten van het uitzicht vanuit het raam terwijl u een korte pauze neemt van het werk, en elk bedrijf zou deze mogelijkheid moeten bieden. U kunt ook de hele dag door korte pauzes nemen om een hapje te eten of een praatje te maken met collega's in informele ruimtes. Een of twee langere pauzes, zoals naar de sportschool gaan of buiten het kantoor wandelen, kunnen de nodige energieboost geven voor een langere werksessie. Het is belangrijk om medewerkers deze mogelijkheden te bieden, zodat ze altijd energie hebben om geconcentreerd te werken.
Het probleem van concentratie in Russische kantoren
Denis Chernichkin, directeur van Haworth Business Interiors, gaf zijn opmerkingen over deze studie en bracht deze in verband met de Russische realiteit.
“Het probleem met concentratie in open ruimtes in Rusland is niet minder urgent dan in het Westen. Ik zou zelfs zeggen dat het probleem nog acuter is. Het is een feit dat bijvoorbeeld Amerikaanse bedrijven voor het grootste deel vrij voorzichtig naar open ruimte verhuizen en deze alleen gebruiken voor specifieke divisies of zones. In Russische kantoren is deze overgang scherper en eenvoudiger geworden, zonder rekening te houden met de specifieke kenmerken van de activiteiten van de werknemers en hun werkstijlen. Bovendien zijn er vaak in talrijke rijen eentonige "banken" praktisch geen begrenzingen of akoestische barrières. Waarom lawaai en andere afleidingen een kritiek niveau bereiken. Dit wordt bevestigd door ons onderzoek naar Ideation in Russische kantoren, waardoor we constant worden bevestigd dat in bijna elk bedrijf de belangrijkste klacht van werknemers het gebrek aan privacy en het onvermogen om zich te concentreren is.
Om ervoor te zorgen dat werknemers zich kunnen concentreren op hun taken, moet de werkruimte duidelijk gedefinieerde gebieden bieden voor teamwerk, individueel en gericht werk. Deze zones moeten niet concurreren, maar elkaar aanvullen. Meer variatie en beschikbaarheid van deze of gene ruimte stelt medewerkers in staat om de meest geschikte omgeving te gebruiken voor de huidige taak en stelt hen in staat buren niet af te leiden, en verlicht ook de saaie eentonigheid van zich herhalende rijen open ruimte, waardoor het akoestisch comfort wordt verbeterd.
En natuurlijk is het ontzettend belangrijk om medewerkers te trainen in het juiste ruimtegebruik. Het is noodzakelijk om mensen vanaf het allereerste begin bij het veranderingsproces te betrekken, omdat het veel gemakkelijker is om ideeën die zijn ontvangen door communicatie met collega's te implementeren en anderen niet op te leggen. Bedrijven moeten nieuw gedrag versterken door middel van een goed geformuleerde veranderstrategie, communicatie en training. In dat geval zullen ze geen weerstand ondervinden van medewerkers en zal de effectiviteit van innovaties zo hoog mogelijk zijn. '' Gebaseerd op Haworth Research
